COPIL du 11 février 2021 à 19h30
Présent-e-s : Sam, Steven, Mélanie, Claude, Nathalie, Etienne, Julien, Christiane, Pauline
Tour d'inclusion et répartition des rôles
POINT D'ACTU DU FLORAIN
- Adhésions particuliers : 116 (dont 28 nouvelles adhésions). On a pas encore récupéré tout ce qu'il y a eu dans les bureaux de change.
- Adhésions pro : 61. N'hésitez pas à relancer en vérifiant dans le tableau (ici)
- Florains en circulation : 138 040 (+ 8371)
- Retroplanning de l'année à valider, à abonder par chaque groupe
TODO chaque groupe : renvoyer les remarques à Sam une semaine avant le prochain COPIL
Réseau MLCC / SOL
Adhésion réseau SOL : Montant libre avec une suggestion de 100 € (sur la base de nos recettes) contre 50 l'année dernière. Validé
FINANCE
- Validation comptes 2020 et prévisionnel 2021 pour AG
Présentation du compte de résultat et bilan, relus par 3 personnes.
5 000 € de bénéfices en 2021 (contre déficit en 2020) mais résultat un peu en trompe l’œil.
Baisse des adhésions et de la subvention Région. 5000 € d'aides spécifiques covid (aide d'état case D17) + dispositif classiques (chômage partiel, case 23D) + don de Mirabio de 1000 florains.
Pour le département, les 2000 € de subvention sont répartis pour moitié sur 2020 et 2021.
Le logiciel de compta met le fond de réserve dans actif circulant, mais puisqu'on ne peut pas les utiliser, on les a déplacer dans actif immobilisé.
Les créances correspondent à l'aide de la Région sur le poste salarié + URSSAF.
Budget prévisionnel
Le poste qui bouge le plus est celui de charge de personnel : hausse du temps de travail de Virginie (15%) + 2 services civiques
On suppose qu'on pourra organiser un gros évènement type brocante.
On vise 800 adhésions (objectif * 2 ) d'un montant moyen de 10 €.
Le budget ne prévoit pas d'évolution dans les cotisations des pros => il faudra chercher quand même des nouveaux pros pour combler les éventuels départs.
Pour les collectivités, on vise des adhésions, mais on se ferme pas la porte des subventions.
Les frais de reconversion vont il augmenter avec la démat ? Au mieux on aura une bonne surprise.
ACTEURS
RAS
EVENEMENTS (1')
- Coup de Florain spécial AMAP courant mars
INFORMATIQUE (20 minutes)
- 5H d'échanges téléphoniques avec Cylaos (EDBA). Prochain RDV 22/02
- Modèle économique
- année N : 130 000
- N+1 (fin 2021) : 100 000 papier + 100 000 dématérialisé => 200 000
- N+2 (fin 2022) : 200 000 dématérialisé => 300 000 en tout
- Mettre en place charte informatique : tout bénévole ayant accès aux informations électroniques doit la valider A décider Quel groupe se charge de ce sujet ?
- Limitations des transactions pour être conforme aux seuils légaux
- Impossible de créditer des florains numériques avec du liquide ; sinon blanchiment d'argent.
- Création de vitrophanie avec QR code
- Limitations Hello Asso
- Hello Asso est basé sur Lemonway (payzen), qui arrête d'être PSP (Prestataire de Service de Paiement) avec ses clients en monnaie complémentaire.
- CB Hello Asso bloqué à 2500 € par an et limité à 12 mois. L'abeille est en train de revenir dessus.
- Si on veut modifier le montant mensuel, il faut passer en direct avec Hello Asso. Prélèvement SEPA : si on veut faire une pause, c'est le Florain qui gère.
- Seul 10 à 15% des conversions est faite en CB. La plus grosse part est faite via : prélèvement SEPA (exple Eusko) + virement SEPA + dépôt de collectivité
- Charleroi : 4 millions pour émettre des chèques Covid
- Budget annuel
- Hébergement sur serveur dédié (1200 €) préconisé pour la sécurité, contre notre VPS actuel (OVH : 140 €)
- Licence Cyclos
- nous avions prévu la licence sociale (1€) mais elle est réservée aux assos d'utilité publique
- option 1 : small (1500€ la 1ère année puis 1000€ les suivantes)
- option 2 : assistance (3.6 € par utilisateur) ; moins coûteux que small entre 300 et 417 utilisateurs
- Formation au paramétrage Cyclos (950 €) ou Tarif horaire est de 75 euros TTC.
- (optionnel) : Application mobile personnalisée (200 € la 1ère année puis 100 €)
- prélèvement SEPA 0.9%
- vitrophanie
- Peut on "réactiver" la subvention périmée ? NON : Elle ne peut être utilisée que pour du dev pur, et pas de l'hébergement du serveur
- Faut-il lancer une recherche de subvention ?
La subvention n'est pas une solution à long terme car la démat aura un coût chaque année. Il faudra réfléchir pour faire éventuellement évoluer nos modalités d'adhésions pour couvrir ces frais.
- hébergement mutualisé avec d'autres monnaies du Grand Est en 2022 ? Bien privilégier les partages d'expérience.
COMMUNICATION
RAS
STRUCTURATION / GOUVERNANCE 20'
Premières réunions avec ADEACT (Christine URBES).
Semaine prochaine Lunéville : bilan sur ce qui marche / non sur le groupe local.
1er mars de 18h30 à 20h : réunion conjointe avec le groupe comm et événement
- Missions de chaque délégataire demandée par les banques. validé
- Statuts //
- Ajout de la cotisation annuelle maximum de 5000€ max pour les collectivités (déjà validé en COPIL).
- Pour éviter de devoir recontacter énormément de pros pour les défis chaque année, on fait perdurer l'agrément sur le principe de la confiance.
- Défis regroupés par thème.
- Les AG ne doivent pas forcément être annoncées un mois à l'avance
- Bonus d'émission (1 % associatif) se fait annuellement et non trimestriellement
- C'est le COPIL et non le comité d'agrément qui sélectionne les assos de la liste.
- Validation rapport d'activité pour AG
Validée et sera envoyé après l'AG pour relecture avant l'envoi
- Organisation AG
- Prévoir moins d'une heure et demie.
Rôles à prévoir :
- une personne pour l'appel
- décompte de abstentions et oppositions
- une personne pour la technique Zoom (ex : couper les micros, faire entrer les personnes dans le salon...) : Eric Marion ?
Nath regarde avec son compte pro au cas où.
- animation générale (Sam)
- suivi et contrôle débat dans le chat (Pauline)
Qui présente quoi ?
14h00 - Ouverture de l'AG + émargement et explication : Sam + respo émargement!
14h15 - Bilan moral (Nath + Steven) et financier de l'année 2020 (Sam + Thibault) + vote
14h30 - Perspectives 2021, dont présentation et vote des délégataires 2021 (Pauline) + vote budget prévisionnel 2021 (Sam)
15h00 - Présentation avancées dématérialisation + questions réponses (Mélanie + Guillaume?)
15h45 - Présentation avancées DLA + questions réponses (Julien)
16h15 - Modifications statutaires (Transformer Bar le Duc en Côtes de Meuse + ??). (Virg)
16h30 - Présentation évolution du fonctionnement du comité stratégique + Élections des nouveaux et nouvelles garant-e-s de la charte et des représentant-e-s des collèges à la commission d'agrément et au comité stratégique (Sam)
16h45 - Cloture de l'AG + photo
TODO ceux qui présentent Envoyer les diapos à Virginie pour qu'elle les intègre à son powerpoint.
RH + bénévoles
- Besoin de regroupement physique dès que la situation sanitaire permet.
- Démarrage service civique : Samira commence le 15 Février et rencontre Virginie le 16. Pas de relation hiérarchique envers elle.
- Rattachement OPCO : organisme de formation avec lequel on pourra cotiser (45€) à la branche Bureau d'expertise. Permet un catalogue beaucoup plus large.
- Quelques contacts de bénévoles suite à l'envoi de newsletter.
Prochaine réunion : jeudi 11 mars 2021 à 19h30
